Polityka gromadzenia

Uchwała nr 1/2020 Rady Bibliotecznej WSPol w Szczytnie z dnia 11.09.2020 r.

Szczytno, wrzesień 2020 r.
Polityka gromadzenia zbiorów Biblioteki Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie

Gromadzenie zbiorów to jedna z podstawowych funkcji każdej biblioteki (art. 4 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, t. j. Dz. U. 2019.1479 z późn. zm.). Fundamentem działalności biblioteki są bowiem jej zasoby oraz zawarty w nich przede wszystkim potencjał naukowy i informacyjny. Biblioteka Wyższej Szkoły Policji tak jak każda z bibliotek ma wypracowaną politykę gromadzenia zgodną z misją i zadaniami statutowymi.

I. Profil zbiorów

Zasady gromadzenia wydawnictw ciągłych ściśle wpisują się z w główne założenia polityki gromadzenia zbiorów Biblioteki. Czasopisma prawnicze i fachowe, jako podstawowe źródło informacji, są permanentnie wykorzystywane przez pracowników Uczelni do realizacji procesu naukowo-dydaktycznego oraz przez słuchaczy i studentów do pogłębiania wiedzy.

II. Finanse

Środki finansowe przeznaczone na zakup książek i zbiorów specjalnych oraz prenumeratę czasopism krajowych i zagranicznych wydatkowane są zgodnie z Planem rzeczowo-finansowym dotacji i przychodów oraz Planem zamówień publicznych na dany rok.
Zakupu książek, zbiorów specjalnych oraz czasopism, które znajdują się w prenumeracie indywidualnej i są zamawiane bezpośrednio u wydawców, dokonuje się poza ustawą Prawo zamówień publicznych (art 4. pkt 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, t. j. Dz.U. 2019.1843 z późn. zm) na podstawie złożonego Wniosku o dokonanie zakupu o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro (netto) lub zgłoszenia zakupu o wartości nieprzekraczającej 3.000 zł (netto) wg wewnętrznego regulaminu.
Prenumerata czasopism odbywa się zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Przy zakupie prasy obowiązuje procedura udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 30.000 euro (netto). Procedurę przetargową poprzedza przygotowanie wykazu czasopism przeznaczonych do prenumeraty na podstawie znajomości rynku wydawniczego i dezyderatów czytelników, zatwierdzonego przez Radę Biblioteczną.

III. Źródła gromadzenia zbiorów

1. 1. Wydawnictwa zwarte i zbiory specjalne

Materiały są gromadzone i uzupełniane na podstawie wykazów literatury uwzględnionych w syllabusach (opracowanych przez nauczycieli akademickich Uczelni), katalogów wydawniczych wydawnictw krajowych i zagranicznych, ofert wydawniczych księgarń internetowych, specjalistycznych czasopism i dezyderatów czytelników.
Zakupy realizowane są w księgarniach krajowych, wydawnictwach oraz księgarniach internetowych po przeprowadzonym rozpoznaniu rynkowym i wybraniu najkorzystniejszej oferty sprzedaży, tj.: wysokie rabaty, szybka realizacja zamówienia, trudno dostępne wydawnictwa niskonakładowe (głównie wydawnictwa uczelniane) oraz brak kosztów przesyłki.
Ze względu na różnorodność nowo ukazujących się tytułów na rynku wydawniczym oraz ich ogromną ilość, w celu stworzenia kompletnego księgozbioru Biblioteka zakupuje
po 1-5 egz. danego tytułu. Niestety w ustawodawstwie często zachodzą istotne zmiany, dlatego, aby uniknąć szybkiego tempa rosnących dezaktualizujących się tytułów, ogranicza się zakup podręczników z zakresu prawa oraz kodeksów od 10 do 20 egzemplarzy.
Na pisemną prośbę nauczycieli akademickich Biblioteka nabywa większą ilość podręczników (do 50 egz.).
Oprócz gromadzenia aktualnej literatury, Biblioteka uzupełnia księgozbiór o cenne wydawnictwa prawnicze i policyjne wydane do 1945 r., pozyskiwane na rynku antykwarycznym i aukcyjnym, powiększając kolekcję cymeliów.

Kolejnym źródłem gromadzenia zbiorów są wpływy z Wydawnictwa WSPol. Ilość egzemplarzy przeznaczonych do Biblioteki ustalana jest z przewodniczącym Rady Wydawniczej wg Planu wydawniczego na dany rok, a materiały przekazywane są wraz z wykazem zgodnie z rozdzielnikiem zatwierdzonym przez Komendanta-Rektora WSPol.
Ponadto do Biblioteki z Wydziału Bezpieczeństwa i Nauk Prawnych spływają prace magisterskie i rozprawy doktorskie.
Przydział z wydawnictw resortowych (m.in. KGP, CLK KGP, SP Piła, SP Katowice, SP Słupsk, CSP Legionowo, CSSG Kętrzyn) oraz wymiana międzyuczelniana to dalsze sposoby pozyskiwania materiałów. Nie każda jednak pozycja pochodząca z wymiany jest zgodna z profilem gromadzonych zbiorów, zatem zbędne tytuły proponowane są innym bibliotekom lub wpisywane są na listę tak zwanej rezerwy bibliotecznej.
Następnym sposobem pozyskiwania nowych tytułów są dary głównie od pracowników Uczelni (materiały poseminaryjne, pokonferencyjne), pracowników wyższych szkół (publikacje autorskie) oraz instytucji z kraju i zagranicy stale współpracujących z Uczelnią. Bywają wśród nich wyjątkowo cenne i ważne dla Biblioteki nabytki. Jednak w przeciwieństwie do zakupu, dary stanowią ten rodzaj wpływu, który nie zawsze odpowiada założeniom racjonalnego gromadzenia zbiorów. Tą drogą bowiem wpływają także pozycje zupełnie niezgodne z profilem gromadzonych zbiorów. W związku z tym dopiero
po gruntownej analizie zostaje podjęta decyzja, czy dany tytuł będzie włączony
do księgozbioru czy przeznaczony na rezerwę.

1. 2. Wydawnictwa ciągłe

Głównym źródłem pozyskiwania wydawnictw ciągłych jest prenumerata. Wykaz czasopism krajowych i zagranicznych proponowanych do prenumeraty opracowywany jest po dokonaniu rozpoznania rynku wydawniczego i na podstawie dezyderatów pracowników z poszczególnych komórek organizacyjnych Uczelni. Plan prenumeraty czasopism opiniuje Rada Biblioteczna.
Prenumerowane czasopisma są dostępne dla każdego użytkownika Czytelni.
Do Biblioteki trafiają również w określonym czasie wybrane periodyki o szczególnej wartości merytorycznej zakupione na potrzeby komórek organizacyjnych Uczelni (okres przechowywania czasopism poza Biblioteką wynosi 2 lata).
Znaczącym źródłem wpływów czasopism – głównie tytułów o tematyce policyjno-prawnej – jest przydział z wydawnictw resortowych. Jest to szczególnie ważny sposób pozyskiwania zbiorów, gdyż Biblioteka dąży do stworzenia kompletnego zbioru polskiego czasopiśmiennictwa policyjnego.
Oferta czasopiśmiennicza poszerzana jest również drogą wymiany w ramach współpracy z uczelniami, stowarzyszeniami oraz instytucjami z kraju i zagranicy stale współpracującymi z Uczelnią.
Kolejnym źródłem gromadzenia czasopism, szczególnie z okresu międzywojennego o tematyce policyjnej, jest zakup na rynku antykwarycznym lub aukcyjnym.
Wpływy czasopism pochodzące z darów są niewielkie, jednak potrafią być bardzo cenne i istotne dla zbiorów Czytelni, szczególnie w przypadku periodyków wydanych
do 1945 r.
Czasopisma niezgodne z profilem zbiorów Biblioteki, nie odpowiadające indywidualnym zainteresowaniom czytelnika lub będące dubletami prenumerowanych tytułów trafiają do tzw. rezerwy bibliotecznej lub oferowane są innym bibliotekom, a w ostateczności przekazywane na makulaturę.

IV. Selekcja

Bez systematycznego selekcjonowania zbiorów prawidłowe prowadzenie polityki gromadzenia jest niemożliwe. Wprowadzenie zintegrowanego systemu bibliotecznego, organizowanie dla czytelników wolnego dostępu do księgozbioru, powstawanie nowych kierunków studiów, a przede wszystkim szybka dezaktualizacja przepisów prawniczych, a co za tym idzie również księgozbioru prawniczego, powodują konieczność przeprowadzania selekcji. Również ograniczona pojemność magazynów bibliotecznych obliguje do tworzenia miejsc dla nowych publikacji. Ponadto Biblioteka kieruje się zasadą, że selekcja to nie tylko usuwanie materiałów bibliotecznych i przekazywanie ich na makulaturę, ale także szeroka wymiana druków wycofanych oraz nieodpłatne ich przekazywanie innym bibliotekom. Materiały wycofane trafiają także do magazynu rezerwy bibliotecznej. Są to publikacje częściowo zdezaktualizowane, rzadziej wykorzystywane w procesie dydaktycznym, oczekujące na dalsze decyzje podczas kolejnych selekcji.
W związku z brakiem jednoznacznych aktów normatywnych dla procesów selekcyjnych, selekcję księgozbioru przeprowadza Komisja (powołana zarządzeniem Komendanta-Rektora spośród pracowników Uczelni) zgodnie z planami pracy Biblioteki na dany rok. Protokół selekcji podlega zatwierdzeniu przez Komendanta-Rektora Wyższej Szkoły Policji.
Selekcji podlegają również materiały z rezerwy bibliotecznej (co 5 lat). Po dokładnym przejrzeniu są one ponownie kwalifikowane do ewentualnego włączenia do księgozbioru, przekazania innym bibliotekom lub w ostateczności na makulaturę.

V. Zakończenie

Prawidłowo i systematycznie prowadzone prace aktualizacyjne są integralną częścią polityki gromadzenia i kształtowania zbiorów każdej biblioteki. Biblioteka Wyższej Szkoły Policji poprzez gromadzenie, uzupełnianie i przechowywanie zbiorów ma za zadanie zapewnić użytkownikowi dostęp do materiałów bibliotecznych nie tylko w zakresie ilościowym, ale przede wszystkim jakościowym.